TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB BAGIAN RESERVASI

A. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB BAGIAN RESERVASI

Seorang petugas reservasi harus tahu benar tentang tugas masing-masing dalam menerima dan dalam menerima dan memproses pemesanan kamar, mengetahui informasi yang berhubungan dengan fasilitas kamar, harga kamar, informasi umum, dan obyek wisata.

Secara umum, tugas dan tanggung jawab bagian reservasi dapat diuraikan sebagai berikut :

1)      Pimpinan Pemesanan Kamar (Reservation Manager)

a.    Merencanakan program pelatihan internal untuk meningkatkan kompetensi bawahan

b.    Melatih, memotivasi, dan mendisiplinkan bawahan di bagian reservasi

c.     Menjawab secara lisan atau tertulis semua permintaan reservasi reservasi harga, dan fasilitas kamar

d.    Membuat laporan harian yang menyangkut reservasi

e.    Menjalin kerjasama dengan travel agent, airline, atau sumber pemesanan kamar lainnya

f.      Membuatjadwal kerja petugas resrvasi

g.    Memeriksa dan mengontrol semua keperluan operasional di resrvasi

2)     Penyelia Pemesanan Kamar (Reservaion Supervisor)

a.    Membuat jadwql kerja petugas resrvasi

b.    Membuat perkiraan tingkat huniaan kamar harian

c.     Menindaklanjuti tugas dari supervisor pada shift sebelumnya

d.    Mengecek persiapan penyambutan kedatangan tamu

e.    Mengawasi dan mengontrol pemblokiran kamar, terutama untuk kamar yang telah dipesan

f.      Menjalin kerja sama dengan kantor depan

3)     Petugas Pemesanan Kamar (Reservation Clerk)

a.    Menjawab telepon di reservation room dengan sopan

b.    Menindaklanjuti dan menyelesaikan reservasi yang masuk, baik melalui telepon, faximaile, letter, e-reservation, dan e-mail

c.     Melakukan penyetujuan dan penolakan pesanan kamar karena situasi hotel

d.    Menawarkan harga tertinggi saat menerima resrvasi melalui telepon

e.    Memperhatikan perkiraan penjualan kamar

f.      Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja

B.JENIS DAN SISTEM RESERVASI

                              I. Jenis reservasi

Ada beberapa jenis pesanan kamar yang dapat dilakukan. Berikut jenis pemesanan kamar :

1.    New

2.    Amandement atau chage

3.    Confirmed

4.    Cancelled

5.    Guaranteed

6.    Non guaranteed

                          II. System reservasi

System reservasi adalah rangkaian proses kerja yang digunakan untuk memproses pemesanan kamar. System reservasi di hotel dibagi menjadi berikut :

1. Non Computerized System

Adalah seluruh informasi tamu yang masuk akan diproses dengan memanfaatkan keterampilan pengarsipan konvesional.

2. Semi-Computerized System

Adalah system yang menggunakan perpaduan computer  dan manual.

3. Full Computerized System

Adalah system yang menggunakan teknolgi computer mulai saat tamu melakukan pemesanan kamar, mengecek ketersedian kamar, mengisi informasi pesanan dan dokumen lainnya.